Esta guía es para dueños y encargados de cabañas, bungalows, aparts y hoteles que usan BookingCloud. Repasamos las tareas de todos los días, en el orden en que suelen aparecer. Si algo no te queda claro, escribinos: la capacitación está incluida en todos los planes.
1. Dónde se maneja todo
Tenés dos lugares para trabajar, y podés usar el que te quede más cómodo:
- El panel de tu web (en la compu): menú BookingCloud dentro de WordPress. Ahí está todo: reservas, alojamientos, precios, comunicación y configuración.
- La app del celular: entrás a
tusitio.com/bc-app/con tu usuario y la agregás a la pantalla de inicio (en el navegador, «Agregar a la pantalla de inicio»). Queda como una app más, sin descargar nada de las tiendas.
2. Cargar tus precios
En Precios (en el panel o en la app) vas a encontrar una fila de botones:
- Temporadas: armá tus temporadas (baja, alta, fines de semana largos, Fiesta de la Artesanía…) con sus fechas. La app te avisa si quedan días del año sin temporada.
- Tarifas: el precio por noche de cada alojamiento en cada temporada. Lo tocás y lo cambiás.
- Reglas: estadía mínima (por ejemplo, 3 noches llegando viernes), estadía máxima y días de llegada o salida permitidos.
- Promos: descuentos automáticos (por ejemplo, 10 % desde 7 noches) y cupones con código, vencimiento y usos máximos.
- Extras y cargos: desayuno, ropa blanca, mascota, limpieza final… por noche, por persona o por reserva.
Tip: con el botón para aumentar o bajar todos los precios en un porcentaje actualizás la temporada entera en segundos, con redondeo a $100, $500 o $1.000. Las reservas ya hechas no cambian.
3. Cómo te llegan las reservas
El huésped entra a tu web, elige fechas y cantidad de personas, ve qué alojamientos están libres con el precio total y reserva. A vos te llega un email con todos los datos y la reserva aparece en el panel y en la app.
Desde la app, en Hoy, ves de un vistazo la ocupación de esta noche, los saldos a cobrar y quién llega o se va, con botones para escribirle por WhatsApp o llamarlo.
Reservas que entran por teléfono o WhatsApp
Para esas consultas tenés el link de reserva (Reservas → Link de reserva): le mandás un link privado al huésped y él mismo completa sus datos, los de sus acompañantes y la patente del auto. Te ahorrás escribir todo a mano y los datos quedan listos para el registro de pasajeros.
Si preferís cargarla vos, en la app usá Nueva reserva: elegís fechas y alojamiento, y el sistema calcula el total con tus tarifas.
4. Cobrar con Mercado Pago
BookingCloud cobra con tu propia cuenta de Mercado Pago: la plata va directo a vos, sin comisiones de BookingCloud. Al crear una reserva rápida desde la app podés generar un link de pago para mandar por WhatsApp; las fechas quedan tomadas hasta que el link vence. Si el huésped ya te pagó por otro medio, marcás «ya me pagó».
En el detalle de cada reserva ves lo pagado y el saldo, y registrás los cobros cuando llegan.
5. Conexión con Booking, Airbnb y otras plataformas
Si además publicás en otras plataformas, conectá cada alojamiento para que la disponibilidad se mantenga igual en todos lados y no tengas reservas dobles. En el Calendario de la app cada reserva aparece con un color según de dónde vino: tu web, Coloner o las otras plataformas.
¿Tenés que cerrar unas fechas (por arreglos o porque viene tu familia)? En el calendario tocás dos días y elegís Bloquear. El bloqueo pasa también a las plataformas conectadas.
6. Validación de identidad con ARCA
Con el plan Estándar podés verificar, antes de que llegue el huésped, que el DNI que te dio sea de la persona que dice ser. En BookingCloud → Validación de identidad cargás DNI, apellido y nombre, o tocás «Validar» en la lista de próximos huéspedes. El resultado puede ser: coincide, coincide en parte, no coincide o no figura. Sirve para el titular y para los acompañantes, y cada consulta queda guardada en el historial.
No necesitás clave fiscal ni certificado: la consulta se hace a través del servicio de BookingCloud y solo viaja el número de documento.
7. Registro de pasajeros digital
El libro de pasajeros que pide la Resolución 026 de Alojamientos Turísticos de Entre Ríos, sin papeles. Desde cada reserva le mandás al huésped el link por WhatsApp o email (o lo completa en el mostrador): los datos de la reserva ya vienen cargados y él lo firma desde el celular. En BookingCloud → Registro de pasajeros ves las llegadas próximas que todavía no lo completaron y el libro numerado, listo para imprimir o exportar.
8. Emails al huésped
Las confirmaciones salen solas. Si necesitás mandar algo puntual (indicaciones para llegar, recordatorio de check-in), en la ficha de la reserva usá Enviar email al cliente: elegís una plantilla o escribís un texto, lo revisás y lo mandás. Abajo queda el historial de todos los emails de esa reserva.
Preguntas rápidas
- ¿Puedo cambiar las fechas de una reserva? Sí, desde el detalle de la reserva, en el panel o en la app.
- ¿Qué pasa si cambio una tarifa? Se aplica a las reservas nuevas; las que ya están hechas conservan su precio.
- ¿Tengo que dejar las otras plataformas? No. Podés seguir en todas y sumar reservas directas desde tu web, sin comisión.
¿Querés ver cómo funciona antes de contratarlo?
